Organizatorzy

1. Fundacja Kultury bez Barier z siedzibą w Warszawie przy ul. Batalionów Chłopskich 76/70, 01-308 Warszawa, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz do rejestru przedsiębiorców prowadzonych przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000223025, o numerze NIP 118-17-63-221, numerze REGON 015889370 (dalej: Fundacja).
   Adres e-mail do kontaktu: festiwal@kulturabezbarier.org
2. Urząd Miasta Stołecznego Warszawy z siedzibą w Warszawie (00-950), pl. Bankowy 3/5, o numerze NIP 5252248481, numerze REGON 015259640
3. Teatr Ochoty im. Haliny i Jana Machulskich, z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 02-053), ul. Reja 9, o numerze NIP 5261662926, numerze REGON 010971658
4. Mazowiecki Instytut Kultury z siedzibą w Warszawie (00-139), ul. Elektoralna 12, o numerze NIP 525-000-59-00 i numerze REGON 146115201

Termin Festiwalu

13. edycja Festiwalu Kultury bez Barier odbędzie się w dniach od 14 do 19 października 2025 roku.

Cel Festiwalu

Celem Festiwalu jest organizacja wydarzeń kulturalnych dostępnych dla jak najszerszego grona odbiorców. 

Organizatorzy Festiwalu dbają o dostępność kultury, udostępniają jej teksty, wydarzenia, jej miejsca. 

Organizatorzy chcą, aby każdy – niezależnie od stopnia i rodzaju niepełnosprawności, sytuacji materialnej czy rodzinnej – mógł uczestniczyć w wydarzeniach kulturalnych i imprezach miejskich.

Definicje

• Partner: podmiot organizujący dostępne wydarzenie w ramach Festiwalu Kultury bez Barier. Partnerem może być instytucja kultury, organizacja pozarządowa, firma, osoba prywatna, kolektyw.
  Partner musi popierać ideę dostępności.
  Wydarzenia organizowane przez Partnera muszą być dostępne dla osób ze szczególnymi potrzebami.
• Koordynator: osoba reprezentująca Fundację Kultury bez Barier.
  Rolą Koordynatora jest wsparcie Partnera w przygotowaniu dostępnego wydarzenia w ramach Festiwalu.
  Koordynatorzy odpowiadają za pracę Partnerów.
  Koordynator pomoże Partnerowi przygotować właściwy opis dostępności miejsca i wydarzenia.
• Festiwal: 13. Festiwal Kultury bez Barier – wielkie święto kultury dostępnej.
  Festiwal łączy ludzi i instytucje.
• Usługi dostępności: rozwiązania zwiększające dostępność wydarzenia dla osób ze szczególnymi potrzebami.
  Osobą ze szczególnymi potrzebami jest między innymi osoba z niepełnosprawnością, osoba neuroatypowa, osoba starsza, osoba nieznająca języka polskiego, rodzic z dzieckiem, itd.
• Asystent-wolontariusz: osoba odpowiednio przeszkolona z obsługi i komunikacji z osobami ze szczególnymi potrzebami.
  Asystent-wolontariusz festiwalowy pomoże osobie ze szczególnymi potrzebami dotrzeć na wydarzenie kulturalne, pomoże wziąć udział w całości lub części wydarzenia, pomoże wrócić w ustalone miejsce.
• Formularz Rejestracji Partnera: formularz dostępny pod adresem Festiwalu.
  Do 24 czerwca 2025 roku Partner zgłasza za pośrednictwem formularza swój udział w Festiwalu.
• Formularz Rejestracji Wydarzenia: formularz dostępny pod adresem Festiwalu, po zalogowaniu się na konto Partnera.
  Do 12 września 2025 roku Partner zgłasza za pośrednictwem formularza wydarzenia wybrane do programu 13. Festiwalu Kultury bez Barier.
• Formularz Wsparcia Dostępności Wydarzenia: formularz dostępny pod adresem Festiwalu.
  Do 12 września 2025 roku Partner, za pośrednictwem formularza, wnioskuje o Wsparcie Dostępności Wydarzenia.
  Wniosek o Wsparcie może wysłać tylko ten Partner, który wcześniej zgłosił wydarzenie.

Zobowiązania Partnera

• Partner zapewnia ustaloną liczbę miejsc na zgłoszone przez siebie wydarzenia. Miejsca są zarezerwowane wyłącznie dla uczestników Festiwalu.
• Miejsca, zarezerwowane dla uczestników Festiwalu, muszą być dostosowane do potrzeb grupy docelowej.
• Partner ma dostęp do systemu rezerwacji biletów/miejsc na zgłoszone przez siebie wydarzenia. 
• Partner kontroluje liczbę wolnych miejsc i poprawność zgłoszeń. 
• Partner jest jedynym podmiotem odpowiedzialnym za kontrolę liczby miejsc dostępnych na dane wydarzenie.
• To Partner monitoruje liczbę dostępnych miejsc, poprawność zgłoszeń, weryfikuje, czy uczestnicy oznaczyli odpowiednie rozwiązania, czy zarezerwowali odpowiednią liczbę miejsc (np. dla siebie i asystenta, jeśli został zgłoszony).
• W przypadku odwołania lub zmiany godziny, miejsca lub formatu wydarzenia, Partner jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Organizatorów Festiwalu (Fundacji) o zaistniałej zmianie. Zgłoszenie zmiany musi mieć formę pisemną – e-mail na adres festiwal@kulturabezbarier.org.
• Partner może zostać poproszony o samodzielne wprowadzenie zmian w systemie, oraz o edycję formularzy wydarzenia.
• W razie potrzeby Partner samodzielnie kontaktuje się z uczestnikami, którzy zarezerwowali miejsce na oferowane przez niego wydarzenie. Kontakt taki może dotyczyć na przykład zmiany godziny rozpoczęcia wydarzenia lub zmiany jego terminu. 
• System rezerwacji nie wysyła żadnych dodatkowych informacji do uczestników poza potwierdzeniem dokonania lub odwołania rezerwacji.
• Partnerowi zostanie przydzielony Koordynator, który zapewnia wsparcie oraz nadzoruje pracę Partnerów. Partner powinien być w stałym kontakcie z Koordynatorem.
• Partner może zgłosić chęć spotkania z Koordynatorem oraz skonsultowania z nim rozwiązań i pomysłów.
• Organizator Festiwalu zastrzega sobie prawo do selekcji wydarzeń zgłoszonych przez Partnera, w przypadku gdy zaproponowane wydarzenie nie realizuje założeń Festiwalu.
• Partner promuje oferowane przez siebie wydarzenia na własnej stronie internetowej oraz w social mediach.
• W czasie promocji Partner wykorzystuje treści pisane prostym językiem, zrozumiałym dla wszystkich. 
• Partner jest odpowiedzialny za dostępność do materiałów promocyjnych umieszczanych na swoich stronach i w mediach społecznościowych (audiodeskrypcję, deskrypcję, napisy oraz opisy alternatywne do materiałów promujących wydarzenia, w szczególności grafik, zdjęć, filmów). 
• Partner w czasie promocji wykorzystuje wszelkie narzędzia zwiększające dostępność komunikacji z uczestnikami Festiwalu.
• Partner bierze udział w ewaluacji Festiwalu: wypełnia ankiety od Organizatorów, raportuje frekwencję na wydarzeniach.

Korzyści dla Partnera

• Partner otrzymuje od Organizatorów wsparcie w promocji wydarzeń zgłoszonych do Festiwalu.
• Organizatorzy oferują Partnerowi możliwość współpracy z ekspertami do spraw wydarzeń dostępnych, a także zapewniają udział w szkoleniu z zakresu dostępności – szczegóły nt. szkolenia zostaną wysłane zgłoszonym Partnerom drogą mailową.
• Organizatorzy (Fundacja) oferują Wsparcie w zapewnieniu usług dostępności na zgłoszone przez Partnera wydarzenie. Wsparcie jest przydzielane na podstawie zgłoszeń w odpowiednim trybie, zgodnie z Regulaminem udzielenia Wsparcia Dostępności Wydarzenia (link).
• Partner otrzymuje wsparcie Koordynatora – doświadczonego eksperta z zakresu dostępności.
• Partner otrzymuje możliwość włączenia się w sieć organizatorów wydarzeń dostępnych z całej Polski – nieoceniona możliwość networkingu i wymiany doświadczeń w zakresie dostępności.
• Wszyscy Partnerzy z 2025 roku i poprzednich lat zaproszeni są do uczestnictwa w Dniu Otwarcia Festiwalu (14.10.2025) – szczegóły zostaną wysłane zgłoszonym Partnerom drogą mailową.
• Partner otrzymuje wsparcie przy przygotowaniu rzetelnej informacji o dostępności miejsca i wydarzenia tzn. Formularza Miejsca i Formularza Wydarzenia w koncie Partnera.
• Formularz Miejsca utworzony jest na podstawie listy sprawdzającej do rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 4 marca 2021 r. w sprawie szczegółowych wymogów, jakie muszą spełniać podmioty dokonujące certyfikacji dostępności.

Procedura zgłoszenia Partnera

Zgłoszenie do Festiwalu odbywa się w dwóch etapach:

1. Zgłoszenie chęci uczestnictwa w Festiwalu.
   Ten etap jest prowadzony poprzez Formularz rejestracji Partnera.
   Do tego etapu potrzebne są: nazwa i dane adresowe Partnera, imię i nazwisko oraz e-mail do osoby kontaktowej, deklaracja uczestnictwa w 13. edycji Festiwalu jako Partner.
   • Jeżeli podmiot po raz pierwszy zgłasza się jako Partner Festiwalu Kultury bez Barier, musi 
     • założyć konto w systemie Festiwalu dostępnym pod adresem Festiwalu.
     • uzupełnić dane: nazwa i dane adresowe Partnera, imię i nazwisko oraz e-mail do osoby kontaktowej, deklaracja uczestnictwa w 13. edycji Festiwalu jako Partner.
   • Jeżeli Partner uczestniczył w poprzednich edycjach Festiwalu Kultury bez Barier i ma już konto w systemie, musi: 
     • sprawdzić, czy poprzednio wpisane dane są aktualne, uzupełnić brakujące lub nieaktualne informacje.
     • zaznaczyć pole z deklaracją uczestnictwa w 13. edycji Festiwalu.
2. Zgłoszenie wydarzenia poprzez wypełnienie Formularza Wydarzenia oraz Formularza Miejsca.
   Formularze dostępne są na stronie Festiwalu, po zalogowaniu na konto Partnera. Partner musi umieścić na swoim profilu nazwy wszystkich miejsc, w których będą odbywać się wydarzenia i uzupełnić formularz z informacjami o dostępności tych przestrzeni.
   Partner musi zamieścić opis zgłaszanego wydarzenia.

Po zadeklarowaniu chęci uczestnictwa w 13. Festiwalu Kultury bez Barier Partnerowi zostaje przydzielona Koordynatorka – osoba wspierająca w procesie tworzenia programu Festiwalu. Partner dostanie informację mailową o osobie, która zostanie mu przydzielona.

Harmonogram

• 19.05.2025 – otwarcie zgłoszeń dla Partnerów 13. edycji Festiwalu. 
• 26.05.2025 od 13:00 do 15:00 – pierwsze spotkanie organizacyjne dla Partnerów
• 24.06.2025 – Zamknięcie zgłoszeń Partnerów. Od tego dnia pracujemy już tylko z wcześniej zgłoszonymi Partnerami.
• 25.06.2025 – publikacja i otwarcie Formularza Rejestracji Wydarzenia, Formularza Rejestracji Miejsca, Formularza Wsparcia Dostępności Wydarzenia.
• 8.09.2025 od 13:00 do 15:00 – drugie spotkanie organizacyjne dla Partnerów (od 15:00 do 16:00 możliwość konsultacji online)
• do 12.09.2025 – czas na wypełnianie formularzy zgłoszeń do programu (Formularz Miejsca + Formularz Wydarzenia + Formularz Wsparcia Dostępności Wydarzenia). Praca Partnerów z Koordynatorami.
• 12.09.2025 – zamknięcie Formularza Rejestracji Wydarzenia, Formularza Rejestracji Miejsca, Formularza Wsparcia Dostępności Wydarzenia.
• do 19.09.2025 – rozpatrzenie wniosków o wsparcie dostępności wydarzenia.
• 25.09.2025 – publikacja programu Festiwalu na stronie www Festiwalu (www.fkbb.pl)
• 1.10.2025 – rozpoczęcie rezerwacji miejsc na wydarzenia zgłoszone w ramach Festiwalu
• 14.10.2025 – Dzień Otwarcia 13. Festiwalu Kultury bez Barier
• 14.10.2025 – start 13. Festiwalu Kultury bez Barier
• 19.10.2025 – zakończenie 13. Festiwalu Kultury bez Barier
• 21-15.11.2025 – ewaluacja działań z Partnerami, Koordynatorami

Zasady organizacji wydarzeń

Wydarzenie zgłoszone do Festiwalu może być częścią stałą oferty Partnera, może też być wydarzeniem zorganizowanym specjalnie na potrzeby Festiwalu. 

Wydarzenie musi odbywać się w czasie trwania Festiwalu (15 do 19 października 2025 roku). Nie przyjmujemy wydarzeń organizowanych 14 października – jest to Dzień Otwarcia, z wydarzeniami organizowanymi przez zespół Festiwalu Kultury bez Barier. 

Wydarzenie może być adresowane:

• do konkretnej grupy widzów (na przykład tylko do osób z niepełnosprawnością intelektualną);
• do grupy mieszanej, na przykład do osób głuchych i słabosłyszących;
• do wszystkich;
• jedynie do zgłoszonych wcześniej grup zorganizowanych. 

Informacja o wydarzeniu może zawierać ofertę ponownego zorganizowania wydarzenia dostosowanego do potrzeb tej samej lub innej grupy widzów. Dodatkowe wydarzenie może się odbyć w czasie trwania Festiwalu lub po jego zakończeniu. Partner nie musi dodawać dodatkowego wydarzenia przez Formularz Miejsca, ale powinien poinformować Koordynatorkę o dodatkowym wydarzeniu.

Zgodność z celem Festiwalu

Wydarzenia zgłoszone do Festiwalu muszą zawierać rozwiązania dostępności wspierające udział przynajmniej jednej grupy osób ze szczególnymi potrzebami. 

Wydarzenia zgłoszone do Festiwalu powinny być atrakcyjną ofertą kulturalną, w miarę możliwości innowacyjną lub w innym wymiarze zwiększającą dostępność oferty Partnera dla osób ze szczególnymi potrzebami. 

Wydarzenia powinny być otwarte dla każdej osoby, która zechce wziąć w nich udział.

Podstawą uczestnictwa dowolnej osoby w wydarzeniu powinna być jedynie poprawnie dokonana rezerwacja. 

Partner nie powinien wymagać od widza okazania dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność lub narodowość. 

Wydarzenia, które wykluczają udział uczestników na podstawie niepełnosprawności, płci, koloru skóry, narodowości, orientacji seksualnej, przynależności do religii, mogą zostać usunięte z programu Festiwalu, jeśli Partner zgłaszający wydarzenie nie wyeliminuje tego, co powoduje wykluczenie. 

W przypadku dokonania przez uczestnika rezerwacji z zaznaczeniem rozwiązań dostępności, których Partner nie oferuje, Partner zobowiązany jest do skontaktowania się z uczestnikiem i do wyjaśnienia sytuacji. Partner może, ale nie musi w takim wypadku zapewniać oczekiwanego rozwiązania dostępności. Partner może w takim wypadku zaproponować inne wydarzenie dostępne.

Dostępność wydarzenia

Rozwiązania dostępności mogą być kierowane do wszystkich uczestników danego wydarzenia (na przykład widoczne dla wszystkich tłumaczenie na PJM) lub wyłącznie do osób, które zgłoszą chęć skorzystania z danego rozwiązania (na przykład audiodeskrypcja słyszana jedynie przez zestawy słuchawkowe). 

Przyjmowanie rezerwacji

Wszystkie rezerwacje na wydarzenia w programie Festiwalu powinny przechodzić przez stronę Festiwalu. System rezerwacyjny na stronie www.fkbb.pl oferuje dostępny cyfrowo sposób zarezerwowania wybranej liczby miejsc na wydarzenie, oznaczenia zapotrzebowania na rozwiązania dostępności, przekazania odpowiednich danych kontaktowych. 

Partner jest zobowiązany do zablokowania konkretnego liczby miejsc we własnym systemie rezerwacji, tak, aby dane wyświetlane w programie Festiwalu były zgodne z rzeczywistością (np. rezerwacja w systemie sprzedaży biletów Partnera 15 miejsc na spektakl, gdy w programie Festiwalu znajduje się organizowany przez Partnera spektakl z 15 miejscami dla osób korzystających z podanego w opisie rozwiązania dostępności.)

Partner jest zobowiązany do samodzielnego sprawdzania danych osób, które dokonały rezerwacji na zgłoszone wydarzenie.  

Możliwość samodzielnego sprawdzania przez Partnera listy rezerwacji zostanie uruchomiona z chwilą rozpoczęcia procesu rezerwacji na stronie Festiwalu.

Lista rezerwacji znajduje się w panelu użytkownika przy każdym wydarzeniu. 

Partner jest zobowiązany wysłać każdej osobie, która zgłosi się na wydarzenie, wszystkie informacje niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniu, na przykład link do spotkania on- line, zasady zakupu biletów czy rezerwacji miejsc.

Partner musi poinformować każdą osobę, która zgłosi się na wydarzenie, o wszelkich ewentualnych konsekwencjach odwołania rezerwacji.

Partner jest zobowiązany do weryfikacji, czy uczestnik zaznaczył odpowiednie rozwiązania dostępności, spójne z tymi, które Partner oferuje.

Partner, w czasie Festiwalu, może zmienić liczbę miejsc na oferowane wydarzenie jedynie po wcześniejszym kontakcie z Organizatorami Festiwalu. 

Odwołanie wydarzenia

Partner każdorazowo musi niezwłocznie poinformować Organizatorów Festiwalu o konieczności odwołania wydarzenia.

Partner, w czasie Festiwalu, może zmienić termin wydarzenia lub usunąć wydarzenie jedynie z powodu wyjątkowych, nie dających się przewidzieć okoliczności.

Partner musi niezwłocznie poinformować każdą osobę, która dokonała rezerwacji na wydarzenie, o zmianie terminu wydarzenia lub o odwołaniu wydarzenia.

Asysta

Widz może zdecydować się na udział w wydarzeniu wspólnie z Asystentem. 

Widz, chcący uczestniczyć w wydarzeniu razem z asystentem, powinien zgłosić taką potrzebę przy dokonywaniu rezerwacji miejsca na wydarzenie. 

Organizatorzy Festiwalu zapewniają Asystenta-wolontariusza uczestnikowi wydarzenia, który zgłosi taką potrzebę.

Każdy Asystent-wolontariusz wskazany przez Organizatorów Festiwalu jest przygotowany do pracy jako asystent osoby z niepełnosprawnością.

Partner powinien zapewnić możliwość zakupu biletu na wydarzenie ze zniżką dla Asystenta. W sytuacji, gdy Partner nie może zapewnić biletu ze zniżką dla Asystenta, powinien skontaktować się z Organizatorami Festiwalu, w celu rozwiązania kwestii odpłatności za udział Asystenta w wydarzeniu. 

Współpraca z Koordynatorem

• Koordynatora wyznacza Fundacja.
• Informacja o wyznaczeniu Koordynatora zostanie przesłana do Partnera mailem, najpóźniej do 28 czerwca 2025 roku.
• W informacji o wyznaczeniu Koordynatora zostaną podane najważniejsze dane ułatwiające kontakt Partnera z Koordynatorem: imię, nazwisko, adres mailowy oraz telefon Koordynatora.
• Koordynator i Partner ustalają sposób i zasady utrzymywania kontaktu, na przykład mail, telefon, sms, spotkania osobiste.
• Koordynator odpowiada za pracę podzespołu i kontakt z Partnerem. W przypadku braku odpowiedzi ze strony Partnera Koordynator jest upoważniony do wyłączenia Partnera z udziału w Festiwalu.
• Partner i Koordynator wspólnie ustalają termin, formę i miejsce spotkania.
• Współpraca z Koordynatorem jest obowiązkowa – Partner jest zobowiązany do uczestniczenia w spotkaniach podzespołu, z wyjątkiem wcześniej ustalonych nieobecności lub spotkań indywidualnych.
• Zadania Koordynatora:
  • wspiera Partnera w procesie samooceny instytucji oraz w przygotowaniu opisu dostępności architektonicznej, informacyjno-komunikacyjnej, cyfrowej;
  • pomaga wypełniać formularze zbierające informacje o dostępności siedziby, miejsca, oferty, strony internetowej Partnera;
  • uczestniczy w spotkaniach z Partnerem;
  • przygotowuje dla Organizatorów raporty ze spotkań z Partnerem;
  • pomaga Partnerowi wybrać wydarzenia zgłaszane do Festiwalu;
  • weryfikuje zgodność zgłaszanych wydarzeń z celem Festiwalu;
  • weryfikuje poprawność materiałów przygotowanych przez Partnera pod kątem ich dostępności dla grup docelowych;
  • składa raport z wykonanych działań do Organizatorów.

Zasady promocji wydarzeń zgłoszonych do Festiwalu.

• Organizatorzy oraz Partner promują wydarzenia zgłoszone do Festiwalu poprzez:
  • wstawienie informacji o udziale Partnera w Festiwalu do repertuaru Festiwalu;
  • publikowanie postów i publikacji Festiwalu na stronie internetowej i w mediach społecznościowych Organizatorów; 
  • udostępnianie postów i publikacji Festiwalu na stronie www i w mediach społecznościowych Partnera.

Publikacja informacji o udziale Partnera w Festiwalu powinna być przygotowana zgodnie ze schematem:

• Nazwa Partnera
• Tytuł wydarzenia
• Data wydarzenia
• Informacja o organizowaniu wydarzenia w ramach 13. Festiwalu Kultury bez Barier
• Opis dostępności wydarzenia
• Opis wydarzenia.

• W czasie promocji wydarzeń Partnerzy mogą wykorzystywać LOGO Festiwalu oraz szablony graficzne udostępnione przez Organizatorów Festiwalu, na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych, a także w materiałach promocyjnych drukowanych lub utrwalonych na innym nośniku.
• Partner udziela akredytacji na wydarzenia osobom dokumentującym przebieg Festiwalu oraz korespondentom Redakcji FKbB.
• Udzielenie akredytacji odbywa się po uzgodnieniu danej kwestii z Organizatorami Festiwalu.
• Partner w miarę możliwości bierze udział w wydarzeniach promujących Festiwal, to jest w konferencji prasowej i Dniu Otwartym Festiwalu.
• W miarę możliwości Partner przekaże Organizatorom określoną liczbę darmowych zaproszeń na wydarzenia zgłoszone do Festiwalu.
• Darmowe zaproszenia na wydarzenia zostaną wykorzystane w celu promocji Festiwalu i Partnera.

Zasady wykorzystania materiałów powstałych podczas Festiwalu

• Wszelkie materiały udostępnione Partnerom w ramach Festiwalu, w szczególności audiodeskrypcja, napisy i tym podobne, mogą być wykorzystywane przez Partnera również po zakończeniu Festiwalu w celu ponownej organizacji dostępnego wydarzenia.

RODO / Polityka prywatności

Akceptując Regulamin, Partner akceptuje jednocześnie Politykę prywatności dostępną na stronie Festiwalu.

Zmiany Regulaminu

Organizatorzy zastrzegają możliwość wprowadzenia zmian w Regulaminie, które wchodzą w życie w dniu następującym po ich opublikowaniu na stronie Festiwalu.